Si vous rédigez souvent des documents tels que des prévisions de ventes, les rapports mensuels, ou une présentation de logo d’entreprise, il est souhaitable que vous créiez un modèle de ces documents. C’est valable pour les entreprises qui œuvrent dans le domaine musical comme pour d’autres entités. Ainsi, vous n’aurez pas à les rédiger chaque fois que vous en aurez besoin à partir de zéro. Poursuivez la lecture de cet article pour découvrir comment on crée un modèle personnalisé.

Qu’est-ce qu’un modèle personnalisé ?

Les modèles personnalisés sont des documents de base qu’on peut copier pour créer de nouveaux documents de même type. Ils font gagner du temps en ce qui concerne la rédaction des fichiers Word ou la création des feuilles de calcul. Une fois qu’ils sont créés, ils sont enregistrés sous forme de template graphique ou autres pour servir ultérieurement à la création d’autres documents.

Ainsi, vous n’aurez plus besoin d’avoir un million de fichiers différents pour vos différents graphiques et de les avoir partout, sans savoir où les trouver. Disposer de modèles de référence vous aidera à rationaliser votre processus de conception et à réduire le temps nécessaire à la création de vos contenus quotidiens.

Pour les entreprises  qui œuvrent dans le monde de la musique, artistes, musiciens, commerciaux, fabricants ou vendeurs d’instruments de musique, ils gagnent en productivité avec les modèles personnalisés. En effet, ils ont besoin de soigner leur image, de vendre et d’être en relation avec plusieurs partenaires. Dans tous les cas, différents documents entrent en jeu et les modèles personnalisés font énormément gagner du temps. 

Pour que ces templates apportent une valeur ajoutée à la marque, il faut qu’ils soient en accord avec les valeurs et les expériences que votre organisation veut transmettre à son public. Voici quelques-uns des éléments de l’identité :

• La mission, la vision et les valeurs : le document contenant votre mission, votre vision et vos valeurs est l’un des éléments les plus importants de votre stratégie de marque. De cette manière, vous pouvez transmettre certains principes et construire une culture distinctive et unique.

• L’expérience client : cet aspect répond à la question “Que dois-je faire ressentir à mes clients lorsqu’ils entrent en contact avec ma marque ?”

• Le logo : Sans aucun doute, l’un des éléments les plus reconnaissables des grandes marques est leur logo. C’est un élément qui prend une vie propre en se positionnant dans l’esprit du public.

• Le choix des couleurs : les tons que vous utilisez sur votre site web, dans vos documents, dans votre publicité et même dans votre emballage doivent être orientés vers votre public et les émotions que vous voulez susciter chez lui (et font partie de l’identité de votre marque).

• La typographie : choisissez une police de caractères distinctive qui fait vraiment la différence et transmet la personnalité de votre marque.

• Les images et photographies : décidez de l’approche que vous préférez pour les images qui apparaissent sur votre site ou qui sont liées à votre marque. Ces lignes directrices vous aideront à compléter l’expérience visuelle de l’internaute.

Comment créer un modèle personnalisé d’un document Word ?

Pour créer des modèles de document Word il faut cliquer sur Fichier > Enregistrer sous. Dans cette fenêtre qui s’ouvre, se trouve la liste des emplacements où il est possible d’enregistrer le document.  Saisissez dans la zone « Nom de fichier », un nom pour le modèle de fichier. Cliquez ensuite sur « modèle » qui apparaît dans la liste « Type de fichier » afin d’obtenir un modèle de base. Une fois que le modèle personnalisé est créé, il suffit de cliquer sur « Modèle Word » pour enregistrer ce fichier de base dans Microsoft Word. 

 Enfin, enregistrer le fichier comme modèle en vue de vous en servir toutes les fois que vous serez sur le point de créer un nouveau document de ce type. Par ailleurs, au cas où le fichier contient des macros, pour l’enregistrer, il faut cliquer sur un « Modèle Word » qui prend en charge les macros. Ainsi, office accèdera de manière automatique au dossier intitulé « Modèles Office personnalisés » et vous n’aurez qu’à cliquer sur « Enregistrer ».

Comment modifier un modèle personnalisé ?

Pour accéder à un nouveau fichier basé sur le modèle, il faut cliquer sur Fichier > Nouveau > Personnalisé et sur le modèle. Il peut s’agir d’un règlement intérieur, d’une facture, d’un certificat, d’une feuille d’émargement, d’un programme ou d’un document pour client. La modification peut consister à changer la police, la couleur, la taille, à insérer des sauts de page ou des lignes, ou à ajuster le texte. Il est également possible de modifier le titre, l’en-tête, le contenu ou le pied de page. Après les modifications, n’oubliez pas d’enregistrer le nouveau document modèle que vous obtenez.

Comment créer un modèle personnalisé sur Excel ?

Pour créer un modèle de fichier Excel, on peut partir de rien ou enregistrer un tableau existant puis procéder à la suppression de toutes les données qu’il contient. Ensuite, il faut personnaliser la feuille de base en ajoutant par exemple un en-tête ou des formules, en supprimant des cellules et en créant des bordures. Il s’agit de faire en sorte que, lorsqu’on décide de créer un nouveau fichier en se basant sur le modèle, on puisse commencer directement la saisie des données. Par défaut, le logiciel Excel enregistre les modèles dans des documents de modèles Office personnalisés. Cependant, vous avez la possibilité de les enregistrer dans le fichier qui vous convient.